In erfolgreichen Unternehmen erfolgt die Zusammenarbeit meistens in einem Team. Diverse Teammitglieder mit unterschiedlichen Kompetenzen und Fähigkeiten setzen in enger Zusammenarbeit ein Projekt um. Dabei treten mitunter Probleme auf, weil mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten müssen. Erst dann, wenn ein Mitglied seine Arbeit abgeschlossen hat, kann er das Dokument an den nächsten Kollegen weitergeben.
Dieser bearbeitet seinen Part und leitet das Dokument wieder weiter. Das geht dann so lange, bis die Dokumente mehrere Male von einem zum anderen geschickt wurden. Dadurch kann die Bearbeitung mitunter sehr lange dauern. Erschwerend kommt hinzu, wenn noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Diese umständlichen Vorgänge lassen sich jedoch vereinfachen. Dazu gibt es ein sehr leistungsfähiges Kollaborationsprogramm namens Groupware.
Umfangreiche Möglichkeiten der Groupware
Mit dieser Software besteht die Möglichkeit, Teams einzurichten und projektorientiert zu gestalten. Ein Teamleiter stellt aus verschiedenen Mitarbeitern eine Gruppe zusammen, die sich dann um das geplante Projekt kümmert. Dieses wird dann in enger Zusammenarbeit fertiggestellt. Doch welche Vorteile bietet es genau?
- Zusammenarbeit in Echtzeit
- Kommunikation in Echtzeit
- gemeinsame Terminvereinbarungen
- Festlegungen der individuellen Berechtigungen
Da wird sich der eine oder andere denken, dass diese Aufgaben auch mit allen anderen Officeanwendungen möglich sind. Das stimmt im Prinzip auch, aber eine professionelle Organisation der Teamarbeit bietet gravierende Vorteile. Jeder sieht in Echtzeit, welche Änderungen die anderen Teammitglieder gerade durchführen. Das ist insofern vorteilhaft, weil die Kollegen niemals darauf warten müssen, bis jemand bestimmte Aufgaben erledigt hat. Zudem gibt es bei Unklarheiten einen Live-Chat. Es besteht also die Möglichkeit, dass in Echtzeit kommuniziert werden kann. Auch diese Funktion ist enorm wichtig.
Es lassen sich in Echtzeit gemeinsame Termine buchen. Jeder hat Zugriff auf den Teamkalender und erkennt auf einen Blick, welche Termine die anderen Teammitglieder haben. Daher können beispielsweise telefonische Besprechungen oder Video-Calls exakt geplant werden. Langwierige Versuche, die Kollegen telefonisch zu erreichen, gehören damit der Vergangenheit an. Jeder, der mit mehreren Kollegen an einem Projekt arbeitet, kennt dieses Problem. Mitunter wird sehr viel Zeit damit verschwendet, seine Kollegen irgendwie erreichen zu können.
Der Gründer eines Teams kann zudem festlegen, welche Lese- und Schreibberechtigungen die einzelnen Teammitglieder haben. Aus Gründen der Sicherheit oder des Datenschutzes lassen sich diese Regeln sehr präzise steuern.
Zentrale Ablageorte erleichtern die Arbeit
Zu jedem Projekt gehören immer zahlreiche Dokumente. Das können Word- und Exceldateien, aber auf PDFs und Powerpoint-Präsentationen sein. Je nach Projekt sind auch noch zusätzliche Daten verschiedener Formate erforderlich. Das hat auch einige Nachteile zur Folge. Statistisch gesehen, sucht jeder Mitarbeiter täglich etwa 20 Minuten nach Dokumenten. Auf ein Jahr summiert, fallen daher knapp zwei Wochen Arbeitszeit nur für die Suche der Dokumente an.
Werden die Projekte jedoch mit einer der antony-Groupware verwaltet, besteht dieses Problem nicht. Die Daten werden an einem zentralen Platz gespeichert, sodass jedes Teammitglied, das eine entsprechende Berechtigung hat, darauf zugreifen kann. Die Anfragen an Kollegen, ob vielleicht die gespeicherten Dokumente per E-Mail geschickt werden können entfällt. Dadurch wird weitere Zeit gespart. Allein schon durch das schnelle Auffinden der wichtigen Daten und Dokumente lässt sich langfristig eine enorme Zeitersparnis erzielen. In dieser Zeit können mitunter schon weitere Projekte realisiert werden.
Einfache Bedienung der Software
Wie bei jeder anderen Software auch, ist eine einfache Bedienung immer sehr wichtig – Usability. Keiner mag gerne lange Einarbeitungszeiten in Kauf nehmen. Während dieser Zeit stockt die Produktivität. Zudem treten beim Umgang mit schwer verständlicher Software zahlreiche Fehler auf. Diese kosten Zeit, Geld und vor allem Nerven. Im schlimmsten Fall führt es dazu, dass die Mitarbeiter wieder zu den alten aufwendigeren Methoden zurückkehren.
Bei antony – Die Groupware ist es jedoch völlig anders. Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Die Entwickler haben von Beginn an einen großen Wert auf eine gute Übersicht sowie auf eine einfache Handhabung gelegt. Dadurch kommt jeder Mitarbeiter sofort damit klar und erkennt auch die zahlreichen Vorteile.
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Da diese Groupware-Software so intuitiv ist, wird jeder, der damit ein wenig arbeitet, begeistert sein.
antony – Die Groupware:
Finden – Wissen – Erledigen.