antony - Praxisbeispiele

Kunden die dem kranken Mitarbeiter eine E-Mail schicken bekommen von der Krankheit nichts mit. Das betrifft zusätzlich auch alle anderen Software Benutzer die weiterhin E-Mails teilen, Kommunikationen starten und Anrufe zuweisen. 

Alle wundern sich, warum der (kranke) Mitarbeiter nicht antwortet.

Mittels Standard-Schnittstellen und Automatisierung werden Krank- und Urlaubsmeldungen aus der Arbeitszeiterfassung automatisch zu Abwesenheitsnotizen und Statusmeldungen in antony!

Dadurch wird automatisch auf eingehende E-Mails von Dritten geantwortet und alle anderen antony-Benutzer bekommen beim Teilen, Kommunizieren und zuweisen von Azfgaben und Anrufe einen entsprechenden Systemhinweis.

Da dieser Vorgang automatisch und im Hintergrund passiert kann er nicht mehr vergessen werden und da es administrativ passiert gibt es auch kein Problem mit Benutzerberechtigungen.

1. Zuerst wurde von uns geprüft welche Schnittstellen die eingesetzte Zeiterfassung unterstützt. Im konkreten Fall leider keine Standardschnittstelle, jedoch konnten wir einen lesenden Zugang zur SQL-Datenbank vom Hersteller der Zeiterfassung bekommen.
2. Wir haben auf den Server des Kunden die Open-Source-Software N8N installiert. Diese kann für diesen Einsatzzweck kostenlos betrieben werden und ermöglicht es an zentraler Stelle alle Automatiserungsvorgänge abzulegen.
3. Dann wurde ein "Ablauf" in N8N erstellt, welcher die Informationen aus der Arbeitszeiterfassung lädt, aufbereitet und dann über die in der antony Groupware enthaltenen Standardschnittstellen eine Abwesenheitsnotiz bei dem entsprechenden Benutzer erzeugt.
4. Hier wird sogar zusätzlich noch der individuelle Benutzerstatus angepasst.

Die Mitarbeiter nutzen die Notiz-Funktion ihres Smartphones oder Tablett. Mit dem Nachteil das andere Benutzer keinen Zugriff auf diese persönlichen Notizen haben und auch keine Zuordnung zu dem Projekt stattfindet.

Projektdateien wie Pläne oder Zeichnungen liegen nicht selten auf einem Serverlaufwerk im Büro und werden per E-Mail manuell auf die Mobilgeräte geschickt.

Mobil erzeugte Fotos werden auch gerne mal per Instant-Messanger ins Büro geschickt, wo dann eine Bürokraft sitzt und die Dateien manuell in den Projektordnern ablegt.

Die antony Groupware bietet eine Schnittstelle zur Cloud-Software Nextcloud. Diese ist Open-Source und für viele Einsatzzwecke kostenlos nutzbar. Die Software kann selbst gehostet und somit DSGVO konform in Deutschland betrieben werden. Über Nextcloud ist es möglich Dateien zwischen dem Server im Büro und den mobilen Endgeräten zu synchronieren. Und antony steuert über das Nextcloud-Modul automatisch die Berechtigungen, damit alle Mitarbeiter nur das sehen was sie sehen sollen und sehen müssen.

Zusätzlich installieren wir auf den mobilen Geräten eine App welche Notizen im PDF-Format erzeugt. Dadurch ist es  möglich die persönlichen Notizen in einem Projektordner - für alle Benutzer verfügbar - abzulegen.

1. Wir installieren für unsere Kunden auf Wunsch eine eigene Nextcloud-Instanz und betreiben diese DSGVO-Konform in einem deutschen Rechenzentrum. Außer den Gebühren für den Cloudserver entstehen keine weiteren Kosten.
2. Im antony Nextcloud-Modul haben wir dann die Benutzer zugeordnet und Rollen für "Bauleiter" und "Erfasser" erzeugt. Bauleiter sollen Zugriff auf alle Dateien eines Projektes haben haben. Erfasser dürfen nur lesend auf den Pläne-Ordner zugreifen und schreibend auf die Foto- und Notizordner.
3. Wir haben den Kunden robuste und günstige Android-Tabletts empfohlen auf denen wir die Nextcloud-App und die Notiz-App eingerichtet haben.
4. Im letzten Schritt haben wir die Automatisierung des Nextcloud-Moduls konfiguriert, so dass die entsprechenden Projekte und Ordner nur noch bei den zugeordneten Bauleitern und Erfassern angezeigt werden.
   Sobald ein Projekt einen bestimmten Status erreicht (z.B. "abgerechnet") wird es nicht mehr auf die Mobilgeräte synchronisiert.
5. Notizen werden nun von allen Mitarbeitern im PDF-Format abgelegt, was den Vorteil hat das sie auf allen gängigen Endgeräten geöffnet werden können und zentral im Projektordner abgelegt werden.
   

Oft ist der Freigabe- und Prüfungsprozess wenig oder garnicht automatisiert und wird nur unregelmäßig von den Mitarbeitern ausgeführt. Das bei dem üblichen, täglichen Termindruck oft die Zeit für die Prüfungen fehlt macht die Sache nicht besser. Außerdem fehlt eine proaktive Erinnerung ein Dokument zu prüfen und es gibt auch keine Eskalation (in welcher Form auch immer) wenn ein Dokument mal eine Woche nicht geprüft wurde.

Wir holen die zu prüfenden Dokumente auf den Übersichtsbildschirm von antony!
Dieser ist für alle Benutzer die Todo-Liste und zeigt immer aktuell alle noch zu erledigenden Aufgaben an. Wenn nun auch pro Mitarbeiter die zu prüfenden Dokumente dort angezeigt werden werden diese nicht nur schneller geprüft, sondern die Mitarbeiter werden auch aktiv auf diese Aufgabe hingewiesen. Auch ist kein Wechsel der Software mehr nötig (für den Benutzer ist es weiterhin antony), was die Akzeptanz bei den Mitarbeitern weiter erhöht.

1. Im ersten Schritt haben wir geprüft ob das eingesetzte ecoDMS eine Standardschnittselle besitzt. ecoDMS Business bietet eine REST-API mit der es möglich ist auf Dokumente zuzugreifen und Klassifizierungsattribute zu ändern.
2. Wir haben auf den Server des Kunden die Open-Source-Software N8N und Camunda installiert. Diese kann für dein Einsatzzweck kostenlos betrieben werden und ermöglicht es an zentraler Stelle alle Automatiserungsvorgänge abzulegen.
3. In N8N werden zwei Abläufe erstellt.
   Der erste Ablauf lädt alle noch zu prüfenden Dokumente aus ecoDMS und startet in Camunda einen Freigabeprozess.
   Der zweite Ablauf lädt alle erledigten Freigaben aus Camunda und schreibt über die ecoDMS Schnittstelle die nötigen Informationen für die Freigabe zurück.

4. Im letzten Schritt wurde mit dem antony Browser-Modul das Freigabeformular aus Camunda auf den Übersichtsbildschirm der entsprechenden Mitarbeiter eingebunden. Somit ist eine Bedienung von Camunda direkt aus antony möglich und die Benutzer sehen aktiv die zu prüfenden Dokumente.